必見!打ち合わせで困らないための必殺技:議事録を楽で簡潔にする方法

必見!打ち合わせで困らないための必殺技:議事録を楽で簡潔にする方法

打ち合わせで困らないための最強アイテムとは

おはようございます、断捨離ズボラー光子です

二児の母光子は、仕事から帰って
ご飯の準備してる時が
一番テンション高いんです
なんでもできるぞ!って気持ちになります
理由は不明・・・(だからなに?)
さて本日のテーマ「打ち合わせで困らないための必殺技」です
なんて強そうな題名なんだと思って遊びに来てくださった皆さん
すみません、そんなに強くないです・・
でも、場合によっては破壊力100%になることもあります
今日の話は
売り手と買い手の認識がずれないための対処法=議事録ってめちゃくちゃ大切!
という当たり前すぎるお話です
あ!?そんなん、あたりめーだろ
何言ってんだ光子!と思ったあなた
そのハウスメーカーは優秀です
お引き取りください・・・ついでに紹介して・・・
以下は
「え?議事録なんて毎回貰ってないよ?」
「なにそれ、おいしいの?」
人向けです
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なぜ議事録がそんなに大事なのか

家造りやリフォームなど、
大きなお金、決断・判断が絡んでくる話の時
その場で話し合って
口頭説明、口頭約束などで終わると・・・
あれ?こうじゃない
言ってたのと違くない?
値段、かわってない?ボッタクリめ
頼んでたこと出来てないやん?
など
言った言わないの水かけ論を延々続ける羽目になる事があります(;ω;)
これは、お互いにとってストレスの消耗が半端ないです
多分、家造りブログを覗いてくださってる皆さんなら
ご経験ある方も多いかなと思います!
実際光子も沢山ありました・・・涙
その話は、後々具体的に記事にします
あの時のストレスは半端なかったです

当たり前の仕事ができない営業マンは意外と多い

仕様や具体的な金額など決定事項をキッチリ書き留め、
認識の違いや誤りが発生しない為のツールである議事録
絶対的に売り手側が作るべきです
その上で、買い手側に間違いないか確認して
捺印した後コピーしお互い持っておく
のが、大金も絡んでくる家造りの営業マンの当然の仕事かと。
んが!!
それがきちんとできている営業マンって一体どれくらいでしょう?
って話ですよ・・・
うちも営業マンとは色々ありまして
特にお金関係では何度か揉めたこともあり
辛かった・・・(;ω;)
しっかりと議事録を準備出来てさえいれば
こんな心の消耗もなかった筈なんですが
今となっては「後の祭り」なので
相手ができないなら自分がする
しかも、楽にする!
という結論にたどり着いたわけです(本当はしたくないですが)

自分で作成時、楽に続ける方法

というわけで、
打ち合わせ中、特に大事な部分
絶対お願いしたい項目など
後で揉めたらややこしそうな事項を中心に
白い紙に書いて(事実さえ押さえていれば文字は汚くてもいいよ)
打ち合わせの「その場で」写メを撮って
打ち合わせの「その場で」営業マンの居るグループラインに
都度、流していました
「その場で完結」作戦です
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これは、ニッチの打合せをした時の実際の光子メモ
{D285A314-3167-40A9-A13C-0FE9760FF9EA}
{3FED6FB2-9154-4CD3-A073-C8F8D98F8261}

ざっと描いて

営業マンと設計士さんに必ず確認してもらい、
事実と相違がないかを確かめたうえで
その場で写メ撮ってすぐに流しました
{7AFC1447-E26A-4DCF-B706-91DA18BCF03F}

↑輪ゴム使ってます、超便利よ!

{28B92D35-7B0D-4B1A-9347-8A69793DFF05}

これは、その日に変更した

洗面台の仕様と、高気密点検口の採用品番
輪ゴムや付箋は
お借りした資料にも書き込みメモができるので
あると便利でした
{2ED15E2A-8D25-4490-80D6-7824E20DE335}

こんなぐちゃぐちゃなメモも流してました(これはまだ決定ではない事項ですが話し合った参考として)

和室エアコンの位置と
二階のトイレの桁落としの説明ですね
{0ACE264B-5F28-4093-A8C0-2F6D32571DE3}
{6FE85F15-F3C7-47AE-92E8-D50F4F56BC0F}

これは施主の確認したい事項

家で考えてくる宿題
営業マンや設計士さんにしておいてもらう事など
箇条書きにして写メ撮って流してました

 

議事録作成まとめ

最初はこんなことしてなかったんですよ
私はメモ魔なので、打ち合わせの記録は自分なりにきっちりとってました
でも、いざ議事録ないとなれば、やはり不安でして
幾度か営業マンにお願いしたものの、
十分対応が望めなかったので
しゃーない私がやる!
ということでやって行きました
もうね、自分の大事な家のことだから自分がやるしかなかったw
そんでね、やってて本当に救われた事項も何個かあるんです←また、機会があれば書きますね
なんで営業マン替えなかったの?ってみなさん思ってますよね?
小さな工務店だから、営業マンの変更も難しかったのが大きく、
それに彼は議事録の件・お金の管理は頼りなかったけど
話しやすい雰囲気
こちらの提案は必ず受け入れてくれる人柄だったのもあって
最後まで付き合うために見つけた対策=打ち合わせの必殺技
施主だけど議事録を作成してまえ!でした
書き出すことで、自身も整理できるし
今やる事、頼んでる事、確認する事項などが
把握でき、任せきりにならないのは良かったかなと思います
あっ、書きながら気づきました
・・・やってる人が圧倒的に多い?
なんか偉そうに、スミマセン(;ω;)
そのメモを写真で撮ってデジタル化し
メールやラインに流してしまうのも
言った言わないの水かけを防ぐ100%の破壊力になるかもしれないです、という話でした
今日もお付き合いいただきありがとうございます(* ॑꒳ ॑* )⋆*

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